Sähköpostiviestintä on edelleen yksi tehokkaimmista tavoista markkinoida yritystä ja sen tuotteita. Monille tulee yllätyksenä, että suuri osa viesteistä saattaa päätyä suoraan vastaanottajan roskapostikansioon. Lähetetty viesti joutuu vastaanottaja päässä aina automaattiseen tarkastukseen. Päästäkseen vastaanottajan luettavaksi sen tulee läpäistä roskapostisuodatus. Haittaviestisuodatus, sisältötarkastus ja monet muut järjestelmän määritykset vaikuttavat siihen, minne viesti lopulta päätyy.

Sähköpostien lähettäjän on mahdollista parantaa viestien perillemenoa muutamilla yksinkertaisilla keinoilla.

1. Lähettävä osoite ”vääränlainen” roskapostisuodattimien kannalta.

Käytät esim. info@, myynti@, sales@ -alkuista tai loppuista sähköpostiosoitetta viestien lähettämiseen.
Älä käytä viestien lähettävänä sähköpostiosoitteena osoitetta info@yrityksennimi.fi tai vastaavaa. Näillä on suurempi todennäköisyys joutua roskapostiin kuin vaikka esimerkiksi maija@yrityksennimi.fi osoitteella. Lisäksi lähettävän osoitteen olisi hyvä olla oikeastikin olemassa (eli oma postilaatikko, ei pelkkä virtuaalinen osoite) ja oman verkkotunnuksen mukainen.

2. Sähköpostilistasi sisältää käyttämättömiä, virheellisiä ja roskapostittajien sähköpostiosoitteita.

Sähköpostilistaa pitää siivota tasaisesti, jos haluat että sähköpostiviestisi menevät paremmalla todennäköisyydellä perille.

Sähköpostilistan siivous hoituu siten, että poistat listalta sellaiset sähköpostiosoitteet,
a) joihin ei ole saatu toimitettua viestejä yli puoleen vuoteen
b) jotka ovat selkeitä roskapostitusosoitteita tyyliin ”loseweight@gmail.com”
c) joissa on selkeitä virheitä esim. ”kaijakoo@gmeil.com”
d. joihin vastaanottaja ei ole reagoinut mitenkään (ei jälkiä klikkauksista tai viestien avauksista) yli vuoteen.

Mikäli sähköpostilistallasi on satoja tai jopa tuhansia osoitteita, voit käyttää siivoamiseen palveluita kuten Emailable.

3. Kiinnitä huomio lähetettävien sähköpostiviestien sisältöön,

a) älä sisällytä viestiisi kuvia, logoja ja muuta erikoiskoristeluja tai -merkkejä – sisällön laatu heikkenee
b) älä käytä linkkien lyhennyspalveluita kuten bit.ly – roskapostittajat suosivat lyhenteitä linkeissä
c) älä lisää liitteitä sähköpostiviesteihisi – liitteet on suuri paha, käytä tarvittaessa pilvipalveluita kuten Dropbox, Google Drive
d) älä HUUDA tai käytä useita huuto-/kysymysmerkkejä nettietiketin vastaisesti – sähköpostit, jossa on paljon isoilla kirjaimilla kirjoitettuja sanoja merkataan herkästi roskapostiksi
e) älä kirjoita mainostekstimäisesti – vältä sanoja joita esiintyy mainoksissa & roskaviesteissä kuten ”klikkaa tästä, onneksi olkoon, hyvä ystävä, tyytyväisyystakuu, huipputarjous, lisää myyntiä, tilaa nyt, erikoistarjous, tämä ei ole roskapostia, voittaja”.

4. Tarkista, että viestistäsi löytyy sähköpostiviestien peruuttamispainike – vastaanottajalla on oikeus perua viestien saaminen helposti.

Muita mahdollisia syitä postisuodatukseen edellämainittujen lisäksi:
– palvelimelta puuttuu lähettäjän SPF-todennus – sähköpostipalvelut pyrkivät nykyään tunnistamaan vastaanotetun sähköpostiviestin lähettäjän SPF (sender policy framework) -tietueeseen perustuvalla tarkistuksella.
– olet lisännyt listallesi osoitteita ilman lupaa (kuluttajaviestinnässä on aina saatava lupa ensin)
– ip-osoitettasi on käytetty roskapostin lähettämiseen, voit tarkistaa asian esim. mxtoolbox.com -palvelusta
– lähettämiisi viesteihin ei reagoida vastaanottajapäässä ollenkaan (viestejä ei avata)
– viestisi aihe ei vastaa viestin sisältöä.

Täysin varmaa reseptiä roskapostisuodattimien välttämiseen ei ole, mutta laadukkaalla sisällöllä sekä postituslistan ajantasaisuudesta huolehtimalla lisää huomattavasti postin perille menon mahdollisuuksia.

Mikäli tarvitset apuja sähköpostiviestinnän toteuttamiseksi tai parantamiseksi niin ota yhtettä. Yksinkertaisimmillaan sähköpostiviestintä voidaan rakentaa saumattomasti WordPress verkkosivujen yhteyteen.